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このページではAccessとは何か?ということをエクセルとの比較を交えながら説明しています。

Accessについて(エクセルとの比較)

マイクロソフトAccessはデータベースソフトです。エクセルよりも大きなデータを管理するときや、データの量は変わらなくても同じファイルをファイルサーバに置いて複数のユーザが同時に使用したい、などというときに使用されます。

エクセルと比較した長所は、

  1. 大きなデータを扱っても極端に重くならないこと
  2. ネットワークで共有することが可能
  3. よりシステマチックなので別の人が作ったファイルでも、メンテナンスが比較的容易。

などです。

逆に短所としては、

  1. エクセルほど直感的な操作ができないので、敷居が高い
  2. エクセルほど情報が豊富ではないので、分からないことがあったときに困ることがある

といったところでしょうか。

Accessを構成する要素

エクセルにはワークシートがあり、そこに

  1. データを入力し
  2. そのデータが保存され
  3. オートフィルタや条件付き書式やVLookup関数などで抽出・加工し
  4. それらがシートにそのまま反映され
  5. シート自体が印刷対象

となっていました。

つまり、見た目・保存・データの加工・印刷画面がひとつの画面のみで行いました。

が、Accessでは違います。Accessは、オブジェクトと呼ばれるいくつかの要素で構成されており、それぞれ役割があります。

  1. データが保存される → 「テーブル」
  2. データを入力する → 「フォーム」
  3. 抽出・加工 → 「クエリ」
  4. 印刷 → 「レポート」

主なものでこのようになります。

面倒くさいようですが、最終的に帳票で印刷されるものを、帳票と同じデザインで入力するのは手間ですし、また、印刷物の形式が複数あったり、ユーザに勝手にデザインを変更させたくない場合もあります。

さらには、入力したデータの種類が”文字列”であったり、”通貨”、”日付”であったりなどさまざまあり得るわけですが、エクセルだと、そのセルの表示形式がなんなのかはひと目ではわかりません。セルを右クリック→プロパティ→表示形式タブを開いて、それでやっとわかります。

Accessでは、テーブルで、一個一個指定します(というか、そうしないといけません)。よって、簡単に一覧することができるのです。

これらに理由により、Accessは大量のデータを日々、追加・修正していくことに向いているのです。

主な用途

大中企業の部門内向けデータベースや、事務所、商店などに向いているとされています。同時にアクセスするユーザが10名以下であることが目安と考えてもらえれば良いでしょう。